Een koppeling met AFAS laten maken

Hoe werkt een koppeling met AFAS?

AFAS Profit werkt met connectoren: GetConnectors halen gegevens op, UpdateConnectors schrijven ze weg. Anders dan bij de meeste pakketten bepaalt uw eigen AFAS-beheerder wat een koppeling mag. Hij maakt een token aan en zet per connector open welke gegevens gelezen of aangepast mogen worden. Zonder die stap kan er niets, ook niet door ons.

Dat klinkt als een drempel, maar het is er een die de goede kant op werkt: u geeft nooit meer weg dan u bedoelt, en u kunt op elk moment zien en intrekken wat er openstaat.

Wie doet wat, en in welke volgorde?

Die derde regel wordt het vaakst onderschat. Het inrichten gebeurt in uw omgeving en niet in de onze, dus de doorlooptijd hangt mede af van hoe snel uw beheerder eraan toekomt. Wij leveren die lijst daarom aan het begin aan, niet halverwege.

U geeft nooit meer weg dan u bedoelt, en u kunt op elk moment intrekken wat er openstaat.

Marc Herdes, oprichter

Waarom is de testomgeving hier belangrijker dan elders?

Omdat AFAS naast de productieomgeving ook een test- en een acceptatieomgeving levert. Daarmee kan een koppeling proefdraaien op uw échte inrichting, zonder dat er iets in uw echte administratie belandt.

Dat is meer waard dan het klinkt. De meeste fouten in een koppeling komen niet uit de techniek maar uit de inrichting: een veld dat bij u iets anders betekent, een verplichte code die niemand meer wist, een uitzondering die drie jaar geleden is afgesproken. Zulke dingen vind je alleen door het met uw eigen gegevens te draaien.

Welke grenzen gelden er?

Twee die het ontwerp bepalen. AFAS adviseert per aanroep het aantal kolommen maal het aantal rijen onder de 150.000 te houden. En een filter in de URL mag maximaal 2.048 tekens lang zijn.

Voor dagelijks verkeer merkt u daar niets van. Wilt u jarenlange historie ophalen, of filteren op een lange lijst met codes, dan moet de koppeling dat in delen doen. Dat is geen probleem, maar het is wel een keuze die vooraf gemaakt hoort te worden en niet halverwege.

Wat gaat er in de praktijk mis?

• De rechten staan te krap. De koppeling werkt in de test en valt in productie om, omdat daar één connector niet openstaat. Vandaar dat wij de lijst vooraf aanleveren.
• Een filter dat te lang wordt. Wie op honderden codes tegelijk filtert, loopt tegen de tekengrens aan. Oplossing: in blokken werken.
• Te veel in één keer. Kolommen maal rijen boven de grens: de aanvraag komt niet terug en niemand weet waarom.
• Stilte bij een storing. Een koppeling die omvalt zonder dat iemand het merkt is erger dan geen koppeling. Er hoort een melding bij, en iemand die hem krijgt.

Wat koppelen bedrijven meestal aan AFAS?

De keten van aanvraag tot factuur, en de uren die daartussen zitten. Concreet: relaties uit AFAS in uw eigen systeem zodat een klant één keer goed staat, orders of projecturen die de andere kant op gaan, en verkoopfacturen die vanzelf ontstaan uit werk dat af is.

Wat er verder mogelijk is per pakket staat op de koppelingenpagina. Kan uw beheerder het met de standaardconnectoren al oplossen, dan is dat het antwoord en houdt het op. Wij bouwen niets wat u niet nodig heeft.

Wat kost een AFAS-koppeling?

Bij AFAS bepaalt vooral uw eigen inrichting de prijs: hoeveel connectoren er open moeten, hoeveel velden er per connector meegaan, en hoeveel uitzonderingen daarin verstopt zitten. Een bedrag noemen voordat wij die inrichting hebben gezien is een gok, en daar heeft u niets aan.

Wij beginnen bij één connector die al iets oplevert, en breiden pas uit als die draait. Dat scheelt u een lange stilte waarin er wel gebouwd wordt maar nog niets werkt. Hoe zo’n traject begint, staat bij de werkwijze.

Bel 036 52 98 447 of mail info@cloudzicht.nl en vertel welke twee systemen bij u niet met elkaar praten. Dat eerste gesprek kost u niets.

Bronnen: de werking, de rechten en de genoemde grenzen volgen uit de eigen ontwikkelaarsdocumentatie van AFAS. Zulke grenzen verschuiven; wij halen ze daarom aan het begin van elke opdracht opnieuw op.