Een offerteconfigurator die uw maatwerk zelf doorrekent

Wie maatwerk verkoopt, kent de avonden. De klant wil een prijs, die prijs hangt af van afmetingen, materiaal en tien keuzes daartussen, en dus zit u na het eten weer te rekenen. Eén vergeten toeslag en de marge is weg. Een offerteconfigurator haalt dat rekenwerk uit de avond en uit het hoofd. Wij hebben er bij Cloudzicht zelf één gebouwd en die draait — dit stuk schrijven we dus niet van horen zeggen.

Wat is een offerteconfigurator?

Een offerteconfigurator is een scherm waarin een klant of verkoper keuzes invult — afmetingen, materiaal, aantallen, opties — en dat elke keuze direct doorrekent volgens vaste rekenregels. Het resultaat is een offerte met regels en prijzen, opgebouwd zoals u zelf zou rekenen, maar zonder avondwerk en zonder rekenfouten uit het hoofd.

Het wezenlijke verschil met een spreadsheet op één laptop: de calculatieregels zitten in het systeem, niet in het hoofd van uw beste verkoper. Iedereen rekent met dezelfde regels, en een nieuwe collega rekent vanaf dag één net zo goed als de oude rot. Zo’n configurator is maatwerksoftware — hij wordt gebouwd rond úw prijsopbouw, niet andersom. Hoe wij dat soort trajecten aanpakken leest u op software laten maken.

Voor welk soort werk werkt het, en voor welk soort niet?

Een configurator werkt voor maatwerk dat volgens regels te berekenen is: afmetingen maal prijs, materiaalkeuzes met toeslagen, staffels op aantallen. Hij werkt niet voor werk waarbij elke opdracht een nieuw ontwerp vraagt, of waarbij de prijs pas op locatie te bepalen is. Kunt u uw prijsopbouw aan een nieuwe medewerker uitleggen, dan past hij in een configurator.

Denk aan kozijnen, zonwering, trappen, hekwerk, drukwerk, aanbouwen, keukens wrappen: producten met veel varianten en een vaste logica erachter. Ongeschikt is werk waar de prijs een inschatting is in plaats van een berekening — een restauratieklus, een ontwerptraject zonder vaste onderdelen.

Er bestaan ook tussenvormen: werk dat grotendeels regelbaar is, met een rest die zich niet laat vangen. Dan rekent de configurator het regelbare deel door en markeert hij de rest voor een mens. Dat is geen zwakte van het systeem, dat is de juiste taakverdeling.

Hoe komt de prijs tot stand, en klopt die altijd?

De prijs komt uit rekenregels die wij vooraf samen met u vastleggen en tegen uw oude offertes testen. De configurator rekent daarna foutloos — maar alleen binnen die regels. Klopt een regel niet, dan klopt elke offerte niet. Daarom gaat er niets live voordat de uitkomsten naast uw eigen calculaties zijn gelegd.

Dit is meteen het eerlijke verhaal: het echte werk zit niet in het bouwen van het scherm, maar in het boven tafel krijgen van de regels. Hoe u rekent staat zelden ergens volledig op papier. Het zit in oude offertes, in een spreadsheet met verborgen kolommen en in het hoofd van degene die al jaren calculeert. Wij halen dat eruit, leggen het vast als toetsbare regels en rekenen er oude offertes mee na. Elke afwijking die daarbij opduikt is een regel die nog ontbrak. Pas als de uitkomsten kloppen, gaat er iets live. Een configurator die een verkeerde prijs geeft is namelijk erger dan geen configurator: hij deelt die verkeerde prijs met een stalen gezicht uit, keer op keer.

En er blijft een grens. Boven een vooraf afgesproken orderbedrag, of bij combinaties die buiten de regels vallen, gaat de offerte niet vanzelf de deur uit maar eerst langs een mens. Die grens legt u vóór de livegang vast, niet erna.

Wat als de rekenregels ingewikkeld zijn?

Ingewikkelde rekenregels zijn geen reden om het niet te doen — ze zijn de reden om het wél te doen. Staffels, toeslagen, kortingen, meerwerk en regioverschillen zijn voor software gewoon regels die elke keer hetzelfde worden toegepast. Juist bij een prijsopbouw die niemand meer foutloos uit het hoofd uitvoert, levert een configurator het meeste op.

Zo ziet dat er in de praktijk uit: tot een bepaald aantal geldt de stuksprijs, daarboven een staffelprijs. Een afwerking in hoogglans geeft een toeslag per vierkante meter. Boven een bepaalde ordergrootte verschijnt een korting die uw verkoper wel of niet mag toekennen. Montage buiten de eigen regio rekent reistijd mee. Meerwerk komt als aparte regel op de offerte, zodat de klant ziet wat waarvandaan komt.

Elke regel is apart te testen en apart aan te passen. Wijzigt uw inkoopprijs, dan past u één regel aan — niet elk sjabloon en elke spreadsheet afzonderlijk.

Moet de klant hem zelf invullen, of onze verkoper?

Beide kan, en de keuze bepaalt het ontwerp. Vult uw verkoper hem in, dan mag alles erin: inkoopprijzen, marges, kortingsruimte. Vult de klant hem zelf in op uw website, dan toont hij alleen wat de klant mag zien en houdt hij de vragen eenvoudig. Beginnen doet u het veiligst intern; online zetten kan daarna altijd nog.

De klantversie luistert nauwer. Die vraagt om begrijpelijke vragen, foutmeldingen die verder helpen, en een opbouw waarin geen onmogelijke combinatie te kiezen valt. Een verkoper kent het product en corrigeert zichzelf; een klant niet. Intern beginnen is daarom ook een test: uw eigen mensen vinden de gaten eerder dan uw klanten dat doen.

Rolt er een echte offerte uit, of alleen een prijs?

Er rolt een echte offerte uit: een document in uw huisstijl, met per regel een omschrijving, aantal en prijs, plus uw voorwaarden en een totaal. Dat document is direct te versturen of eerst door u te controleren. Een los prijskaartje op het scherm kan ook, maar dan als bewuste keuze — niet als beperking.

En omdat de regels toch al doorgerekend zijn, kan er meer uit rollen dan een offerte alleen: een opdrachtbevestiging, een materiaallijst voor de werkvoorbereiding, een werkbon voor de monteur. Dat bepaalt u per geval.

Kan hij aan onze administratie gekoppeld worden?

Ja. Een geaccepteerde offerte kan als order, factuurbasis of klantrecord doorgezet worden naar uw administratie, zodat niemand hem overtypt. Pakketten als Exact Online, SnelStart en AFAS bieden daar koppelmogelijkheden voor. Hoe wij zulke verbindingen bouwen leest u op onze pagina over koppelingen.

Dat overtypen klinkt als klein leed, maar het is precies de plek waar fouten opnieuw insluipen nadat de configurator ze net had uitgebannen. Een offerte die na acceptatie vanzelf in uw pakket verschijnt, houdt de administratie even betrouwbaar als de berekening.

Wat gaat er meestal mis?

Wat misgaat zit bijna nooit in de techniek, maar in de rekenregels: uitzonderingen die niemand had genoemd, prijzen die alleen in het hoofd van één verkoper zaten, of een configurator die live ging voordat de uitkomsten waren gecontroleerd. Wie de regels eerst boven tafel haalt en test, voorkomt het grootste risico.

Dit zijn de valkuilen waar wij op sturen:

• Onvolledige regels. De grootste. Uitzonderingen komen pas boven water als iemand ze tegenkomt. Daarom rekenen we oude offertes na voordat er iets live gaat.
• Live gaan vóór het narekenen. De verleiding is groot zodra het scherm werkt. Maar het scherm is het makkelijke deel; de controle van de uitkomsten is het werk.
• Geen grens vastgelegd. Zonder afgesproken bedrag waarboven een mens meekijkt, gaat er ooit een offerte de deur uit die niemand had willen versturen.
• Prijzen die stilstaan. Inkoopprijzen veranderen. Wie het bijwerken lastig maakt, rekent vroeg of laat met oude cijfers. Wij bouwen het zo dat u prijzen zelf aanpast, zonder programmeur.
• Te veel vragen. Elke vraag die niet nodig is voor de prijs, kan eruit. Zeker in de klantversie.

Wilt u weten of uw prijsopbouw zich in regels laat vangen? Stuur ons een oude offerte met een lastige berekening erin — aan dat ene voorbeeld zien we al veel. Bel 036 52 98 447 of mail info@cloudzicht.nl.