Een koppeling met Exact Online laten maken

Wat kan een koppeling met Exact Online?

Exact Online heeft een volwassen, openbare REST-API die vrijwel het hele pakket dekt: relaties, orders, facturen, projecten en de complete boekhouding. Exact geeft ontwikkelaars gratis toegang tot die API en ondersteunt webhooks, zodat uw eigen systeem direct hoort wanneer er in Exact iets verandert.

Daarmee is Exact een van de prettigste pakketten om aan te koppelen. De vraag is bij Exact zelden of iets kan; de vraag is welke gegevens er precies over moeten en welke kant op.

Waar moet u vooraf op letten?

Op één ding dat later moeilijk te herstellen is: een koppeling werkt binnen één administratie. In Exact-termen heet dat een divisie. Heeft uw bedrijf meerdere administraties, dan moet vooraf vastliggen welke gegevens uit welke divisie komen en waar ze heen gaan.

Het tweede punt is het tempo. Exact levert gegevens in porties: standaard geeft de API zestig regels per aanvraag, en de speciale sync-ingangen geven er duizend. Voor een dagelijkse uitwisseling merkt u daar niets van. Wilt u jarenlange historie in één keer ophalen, dan is dat een eigen stap in het plan en geen bijzaak.

De vraag is bij Exact zelden of het kan. De vraag is wat er over moet, en welke kant op.

Marc Herdes, oprichter

Wat is een webhook, en waarom is dat hier belangrijk?

Bij een gewone koppeling vraagt uw software steeds opnieuw: is er iets nieuws? Met een webhook draait dat om. Exact meldt zichzelf zodra er iets gebeurt — bijvoorbeeld wanneer een factuur betaald is — en uw systeem reageert daarop.

Dat scheelt wachttijd en onnodig verkeer. Het stelt wel een eis: er moet aan uw kant iets draaien dat die meldingen kan ontvangen, dag en nacht. Dat ontvangende deel bouwen wij mee, inclusief een vangnet voor meldingen die dubbel of juist niet aankomen. Meer daarover staat bij AI en koppelingen.

Wat wordt er in de praktijk gekoppeld?

Wat u niet moet doen, is alles tegelijk willen. Wij brengen eerst het smalste stuk live dat al werk scheelt — meestal facturen of orders — en bouwen van daaruit uit. Zo ziet u resultaat voordat het hele traject af is.

Wat gaat er meestal mis?

• De factuur landt op de verkeerde grootboekrekening. Dit is de klassieker: op papier gaat alles automatisch, in de praktijk valt het btw-tarief terug op de standaard. Dat is geen technisch probleem maar een afsprakenprobleem, en het hoort vóór de bouw op tafel.
• Dubbele relaties. Zonder een afgesproken kenmerk om een bestaande klant te herkennen, maakt de koppeling er trouw een tweede aan.
• Historie in één keer ophalen. Dat kan, maar niet in één aanvraag. Wie dat onderschat, staat halverwege stil.
• Stilte bij een storing. Een koppeling die omvalt zonder dat iemand het merkt, is erger dan geen koppeling. Er hoort een melding bij, met iemand die hem krijgt.

Kan Exact aan onze webshop, planning of urenregistratie?

Ja, en dat is verreweg de meest gestelde vraag. De richting bepaalt hoe groot het werk is. Van uw eigen systeem náár Exact is meestal het eenvoudigst: u bepaalt zelf wat u verstuurt. Twee kanten op is een project, want dan moet u afspreken wie er wint als beide kanten iets veranderd hebben.

Welke pakketten er verder aan te koppelen zijn, staat op de koppelingenpagina. Voor de gangbare combinaties bestaat er vaak al een kant-en-klare koppeling. Is dat bij u zo, dan horen wij dat te zeggen in plaats van hetzelfde nog eens te bouwen.

Wat kost een Exact Online-koppeling?

Vier vragen bepalen het, en die zijn in een half uur door te nemen: welke soorten gegevens gaan er over, gaat het één kant op of twee, moet de historie mee, en hoeveel uitzonderingen kent uw administratie. Pas als daar antwoord op is, kunnen wij een bedrag noemen dat blijft staan.

Bel 036 52 98 447 of mail info@cloudzicht.nl en vertel welke twee systemen niet met elkaar praten. U hoort wat wij zouden bouwen en wat wij zouden laten. Dat gesprek kost u niets.

Bronnen: de mogelijkheden en grenzen hierboven volgen uit de openbare ontwikkelaarsdocumentatie van Exact Online. Wat daar vandaag staat kan volgend jaar anders zijn, dus wij lezen het bij elke opdracht opnieuw na.