Onze werkwijze: van wens naar software die draait

De meeste bedrijven weten heel goed dát er iets beter moet. Het lastige is de zin erna: die wens omzetten in woorden waar een bouwer mee vooruit kan. Cloudzicht doet de vertaling én de bouw met dezelfde mensen. Hieronder staat hoe dat gaat.

Hoe werkt het als u software laat maken?

Wij lopen eerst mee in uw bedrijf en meten hoe het werk nu gaat. Daarna schrijven wij uw wens op in gewone taal, werken die uit tot een functioneel ontwerp en bouwen in stappen. Wij blijven tot uw mensen ermee werken en het meetbaar scheelt in uren, fouten of omzet.

Waarom beginnen wij met meelopen in plaats van met een offerte?

Omdat een offerte op basis van één gesprek een gok is. Wij komen langs en kijken hoe het werk echt gaat: waar iemand iets overtypt, waar een lijstje naast het systeem wordt bijgehouden, waar dingen blijven liggen. Wat u ons vertelt en wat wij zien, verschilt bijna altijd.

Aan tafel zit een van ons zelf: Marc Herdes, John van den Bosch of Eline Klaver. Onze werkwijze heet Forward Deployed Engineering. In gewone taal: geen ontwikkelaar op afstand die na weken stilte iets oplevert, maar iemand die binnen uw organisatie zit, meebouwt en doorwerkt tot het draait. Zie ook wat een forward deployed engineer doet.

Soms blijkt tijdens het meelopen dat u geen maatwerk nodig hebt. Dan zeggen wij dat. Die afweging staat bij maatwerk of een standaardpakket.

Wat is een functionele omschrijving?

Een functionele omschrijving is een stuk in gewone taal waarin staat wat er moet gebeuren, wanneer dat gebeurt en waaraan u ziet dat het goed ging. Geen techniek, geen vaktermen. Uw eigen mensen moeten het kunnen lezen en kunnen aanwijzen wat er niet klopt.

Dit is het tussenproduct waar alles op hangt, dus laten wij zien hoe het eruitziet. Zo schrijven wij het op voor het opvolgen van aanvragen:

• Wat er moet gebeuren: een aanvraag via het contactformulier komt binnen als kaart bij de adviseur die aan de beurt is, met het adres, de tekst van de aanvraag en de foto van het pand er al bij.
• Wanneer: meteen bij binnenkomst. Is de kaart aan het eind van de dag niet aangeraakt, dan krijgt de teamleider bericht.
• Waaraan u ziet dat het goed ging: er blijft geen aanvraag meer een dag liggen zonder dat iemand hem heeft opgepakt, en niemand typt nog gegevens over uit een mail.

Zo’n stuk beschrijft ook de rommelige gevallen: een klant die twee keer aanvraagt, een veld dat leeg blijft. Juist daar loopt software vast. U leest het na en streept door wat niet klopt. Pas als u zegt “ja, zo werken wij”, gaan wij verder.

Wat is een functioneel ontwerp, en waarin verschilt dat van de omschrijving?

De omschrijving zegt wat er moet gebeuren. Het functioneel ontwerp zegt hoe dat er in de software uitziet: welke schermen er komen, welke velden erin staan, wie wat mag zien en wat de software doet bij een uitzondering. Het is nog steeds leesbaar zonder technische kennis.

Bij het ontwerp krijgt u zwart op wit de knip in bouwstappen, met per stap een prijsafspraak. U beslist bij elke stap opnieuw of wij doorgaan. Ook staat hier welke bestaande pakketten mee moeten doen, want maatwerk vervangt zelden alles — meestal gaat het om koppelen aan de pakketten die u al gebruikt.

Wat is een nulmeting, en waarom doen wij die vóór de bouw?

Een nulmeting legt vast hoe het werk er nu voor staat: hoeveel uur er in gaat, hoe vaak er iets misgaat, hoe lang een offerte onderweg is. Met uw eigen cijfers, niet met de onze. Zonder dat getal vooraf kunt u achteraf nooit vaststellen of het gescheeld heeft.

Wij binden ons eraan: een project is bij ons pas af als het meetbaar scheelt. Die belofte is niets waard zonder meting vooraf. Vaak staan de getallen er al, in uw urenregistratie en uw facturen.

Wat doen wij per stap, en wat doet u zelf?

Een werkwijze waarin u niets hoeft, bestaat niet. Wij doen het luisteren, opschrijven, ontwerpen, bouwen en meten. U levert één aanspreekpunt dat mag beslissen, de cijfers voor de nulmeting, uw oordeel over de omschrijving en tijd van de mensen die met de software gaan werken. Elke stap eindigt met iets tastbaars.

Het aanspreekpunt uit stap 1 is uw belangrijkste bijdrage: iemand die mag beslissen, en snel.

Wanneer ziet u het eerste werkende deel?

Niet aan het eind. Wij knippen het werk in stappen die elk op zichzelf iets opleveren, en zetten het eerste werkende deel in gebruik terwijl de rest nog gebouwd wordt. Zo ziet u in de praktijk of wij op de goede weg zitten en kunt u bijsturen.

Wat wij bouwen, gaat eerst door het echte werk heen in onze eigen bedrijven: netwerken en bekabeling, camerabeveiliging, vastgoed, leadopvolging. Zo ontstond een offerteconfigurator die zichzelf doorrekent.

Hoe zorgen wij dat uw mensen de software echt gebruiken?

Door erbij te blijven zitten. Wij nemen de software in gebruik samen met de mensen die ermee moeten werken, kijken mee op hun scherm en passen aan wat hen tegenzit. Een scherm dat op papier logisch leek maar twee klikken te veel kost, verandert diezelfde week nog.

Hier sneuvelen de meeste projecten: niet op techniek, maar op mensen die teruggaan naar hun oude lijstje. Meer daarover staat bij waarom automatiserings- en AI-projecten stuklopen.

Wanneer is een project bij ons af?

Als het meetbaar scheelt: in uren, in fouten of in omzet, afgezet tegen de nulmeting uit stap 2. Draait de software wel maar staat het getal stil, dan zijn wij niet klaar. Dan zoeken wij uit waar het blijft hangen en bouwen wij door.

Wij hangen het einde van een project dus niet aan een handtekening, maar aan een cijfer dat u zelf kunt nakijken.

Wat bepaalt wat deze werkwijze kost?

Vier dingen: hoeveel verschillende soorten werk de software moet dekken, hoeveel uitzonderingen daarin zitten, met welke bestaande pakketten gekoppeld moet worden en hoeveel mensen ermee gaan werken. Dat weet niemand voordat het functioneel ontwerp er ligt. Daarom staat er pas ná die stap een bedrag op papier.

Het eerste gesprek en het meelopen kosten u niets. Zet de uitkomst niet af tegen een licentieprijs, maar tegen wat het werk u nu kost aan uren en herstel. Die rekensom maken wij samen, met uw getallen.

Wilt u weten hoe uw wens eruitziet als functionele omschrijving? Bel 036 52 98 447 of mail naar info@cloudzicht.nl. Werkt u in de installatietechniek? Kijk dan bij software voor installatiebedrijven, of lees waar software laten maken op neerkomt.