Maatwerk Desk: één systeem voor een keukenbedrijf, op maat gebouwd

Waarom vroeg dit bedrijf om eigen software?

Ze werkten met vier programma’s. Niet omdat iemand dat zo bedacht had, maar omdat het zo gegroeid was: elk jaar kwam er iets bij dat op dat moment de beste keuze leek. Offertes hier, planning daar, de administratie ergens anders.

Twee dingen liepen daardoor vast.

Iedere nieuwe medewerker moest vier programma’s leren. Niet één werkwijze, maar vier keer een ander scherm met andere knoppen en andere woorden voor hetzelfde. Dat kost weken, en in die weken gaan er dingen mis die niemand aan de nieuwe collega kan verwijten.

En de vier waren niet op elkaar afgestemd. Een fout in een klein hoekje van het ene programma bleef daar niet. Hij werkte door: een adres dat op één plek was gewijzigd en op de andere drie niet, een offerte die niet klopte met wat er in de planning stond. Stuk voor stuk kleine dingen. Bij elkaar genoeg om klanten boos te maken — en dát is waar het pijn ging doen.

Ze kwamen niet met een opdracht maar met een vraag: hoe komen we van vier programma’s naar één, zonder dat we onze eigen manier van werken kwijtraken?

Wat was de eis die alles bepaalde?

Deze: het moet werken zoals wij werken.

Dat klinkt vanzelfsprekend en het is precies wat een standaardpakket niet doet. Daar past het bedrijf zich aan de software aan. Hier moest het andersom: dezelfde knoppen, dezelfde woorden, dezelfde volgorde van verwerken als ze gewend waren. Niet omdat verandering eng is, maar omdat een werkwijze die in jaren is opgebouwd meestal een reden heeft — en die reden staat nergens opgeschreven.

Dus zijn we eerst gaan kijken hoe het werk liep, en pas daarna gaan bouwen.

Wat gebeurde er met zes jaar aan oude gegevens?

Die zijn meegegaan. Allemaal.

Dat is het deel van zo’n project waar de meeste tijd in gaat en waar het meestal misgaat. Vier programma’s betekent vier manieren om een klant vast te leggen, vier manieren om een offerte te nummeren, vier ideeën over wat een adres is. Die zijn op elkaar afgestemd, de tabellen aan elkaar geknoopt en gesynchroniseerd, en zo is bijna zes jaar aan werk teruggebracht in één database.

Wat dat oplevert is niet zichtbaar op een scherm: je kunt een klant van vier jaar geleden opzoeken en zijn hele geschiedenis staat er nog. Geen archief in een oud programma dat niemand meer durft af te sluiten.

Wat is er gebouwd?

Voor een keukenrenovatiebedrijf bouwden wij een eigen systeem waarin offertes, facturen, planning, werkbonnen, klantdossiers, post en personeel bij elkaar staan. Het bijzondere zit niet in die lijst maar in één scherm: dat toont wat er blijft liggen en hoe lang al.

Het systeem is verdeeld in vier delen die de dag van dit bedrijf volgen. Werk: vandaag, de pijplijn, het planbord, winkelopdrachten, werkbonnen en meerwerk. Klant: klanten, dossiers, berichten, taken en klachten. Geld: offertes, facturen, artikelen en cijfers. Beheer: personeel, meten en instellingen.

Wat doet dat scherm met “blijft liggen”?

Het toont drie stapels die in elk bedrijf bestaan en die niemand bijhoudt: werk dat af is maar nog niet gefactureerd, offertes waar de klant niets meer op laat horen, en facturen die te lang openstaan. Per regel staat er hoeveel dagen het al ligt.

Dat is het werk waar wij het op de voorpagina over hebben: werk dat niemand doet, omdat het op geen enkele urenlijst staat. Niemand vergeet een factuur te sturen; hij komt alleen nooit boven aan de stapel. Een scherm dat zegt hoe lang iets al ligt, lost dat op zonder dat er iemand een lijstje hoeft bij te houden.

Bij de stilstaande offertes staat er bovendien een gemeten zin bij: hoeveel dagen een akkoord bij dit bedrijf gemiddeld nodig heeft. Zo weet u of tweehonderd dagen wachten uitzonderlijk is of gewoon dinsdag.

Hoe komt de post op de juiste plek?

Alle kanalen komen binnen in één postvak: mail en WhatsApp naast elkaar, gesorteerd per gesprek in plaats van per bericht. Elk gesprek krijgt een herkomst mee — nieuwe klant, bestaande klant, keukenwinkel, leverancier — en een stand: er is nog niks mee gedaan, iemand heeft het opgepakt, of het is afgehandeld.

Wat eruit springt is dat het systeem meeleest. Reclamemail en incassoruis krijgen een label “ruis” en zakken weg. Een bericht dat als klacht klinkt, krijgt een vraagteken-label zodat iemand er met andere ogen naar kijkt. Automatisch beantwoorden gebeurt daar juist niet; dat zou hier het domste zijn wat je kunt doen.

Wat gebeurt er met dubbele klanten?

Die worden geteld en aangeboden om samen te voegen. In elke administratie die een paar jaar meegaat, staat dezelfde klant twee of drie keer: een keer via de webshop, een keer met een typefout, een keer met het adres van de partner. Dat is geen luiheid maar de aard van het beestje.

Het systeem zoekt die dubbelen op, laat zien hoeveel kaarten er te veel staan en hoeveel omzet daardoor verspreid ligt over meerdere kaarten. Samenvoegen is één handeling. Zonder dat scherm blijft dat werk eeuwig liggen, want het is nooit dringend.

Waar komt het werk vandaan?

Op de klantenkaart ligt een kaart van het werkgebied, met per plaats het aantal klanten, de omzet en het gemiddelde per klant. Die volgorde verrast bijna altijd: de plaats met de meeste klanten is zelden de plaats met de meeste omzet, en de plaats met de hoogste omzet per klant is vaak een dorp waar er maar een handvol zitten.

Dat is geen sier maar een verkoopgesprek. Wie ziet waar de grote klussen vandaan komen, weet waar hij de volgende folder niet moet bezorgen.

Hoe zit het met het personeel?

Dat laatste is geen vinkje voor de vorm. In een systeem waar offertes, facturen en klantgegevens bij elkaar staan, is een wachtwoord alleen niet genoeg — en een beveiligingsmaatregel die pas ingaat als iemand er tijd voor heeft, gaat nooit in.

Er is werk dat iemand doet en niet leuk vindt. En er is werk dat níemand doet — dat blijft liggen en wordt vergeten.

<b>Marc Herdes</b>, oprichter

Waarom niet gewoon een pakket?

Omdat dit bedrijf werkt zoals het werkt. Winkelopdrachten van keukenketens komen anders binnen dan aanvragen van particulieren, meerwerk ontstaat op de werkvloer en niet op kantoor, en een keukenwinkel is tegelijk klant en doorverwijzer. Een standaardpakket kan dat wel benaderen, maar dan gaan uw mensen ernaast werken in lijstjes en appjes — en precies die lijstjes waren het probleem.

Wanneer een pakket wél de betere keuze is, zeggen wij dat gewoon. Die afweging staat apart beschreven bij maatwerk of standaardpakket.

Kan dit ook voor uw bedrijf?

De vraag is niet of uw vak op dat van een keukenbedrijf lijkt, want dat doet het waarschijnlijk niet. De vraag is of u dezelfde drie stapels herkent: werk dat af is en nog niet gefactureerd, voorstellen waar niemand meer op reageert, en post die te lang blijft liggen. Die heeft ieder bedrijf, en ze staan bij niemand op een scherm.

Bel 036 52 98 447 of mail info@cloudzicht.nl, dan kijken wij mee hoe dat bij u ligt. Het eerste gesprek kost u niets.