Software voor installatiebedrijven

*Door Marc Herdes, Cloudzicht, bijgewerkt op 25 augustus 2026*

Cloudzicht bouwt software voor installatiebedrijven, en dat is geen toeval. De eigen bedrijven achter Cloudzicht zíjn installatiebedrijven: netwerken, bekabeling, wifi en camerabeveiliging. Alles wat op deze pagina staat, hebben we eerst voor onszelf gebouwd en op onze eigen monteurs uitgeprobeerd. Wij hebben zelf in de meterkast gestaan.

Welke software heeft een installatiebedrijf echt nodig?

Een installatiebedrijf heeft vier dingen nodig: een snelle manier om offertes te maken, digitale werkbonnen met foto’s, een planning die uren en facturatie voedt, en één plek waar elke aanvraag en klant terug te vinden is. Dat hoeven geen vier losse pakketten te zijn. Het moet wél één geheel vormen, anders typt uw kantoor alles dubbel.

Wilt u eerst weten waar uw tijd nu heen gaat: wij hebben de twaalf handelingen op een rij gezet die wij bij installatiebedrijven bijna altijd met de hand zien gebeuren, op handwerk bij installatiebedrijven.

Bij onze eigen bedrijven komen aanvragen binnen via meerdere websites. Vroeger betekende dat losse mailboxen, en niemand die wist welke aanvraag waar vandaan kwam. Nu landen ze allemaal in één klantkaart, met de herkomst erbij. Wie belt, ziet meteen wat de klant heeft ingevuld en via welke site. Dat klinkt klein. Toch scheelt het elke dag zoekwerk, en het voorkomt dat een aanvraag blijft liggen omdat hij in de verkeerde mailbox viel.

Begin daarom niet bij de vraag welk pakket u moet kopen, maar bij de vraag waar het werk in uw bedrijf blijft haken. Daar hoort de software omheen gebouwd te worden, niet andersom.

Waarom lopen standaardpakketten voor installateurs vaak stuk?

Standaardpakketten zijn gebouwd op het gemiddelde installatiebedrijf, en dat bestaat niet. Uw manier van calculeren, uw materiaallijsten en uw werkbonnen passen nooit precies in andermans schermen. Het gevolg: monteurs werken om het pakket heen en kantoor houdt schaduwlijstjes bij in Excel. Na een tijdje gebruikt u nog maar een klein deel van wat u betaalt.

Wij weten dat uit ervaring, niet uit een verkooppraatje. Voor ons eigen netwerkbedrijf bestond er geen pakket dat uit een plattegrond berekent hoeveel wifi-zenders een gebouw nodig heeft. Dus hebben we die tekening zelf gebouwd. De monteur tekent het pand in, de software rekent, en het advies staat op papier voordat de bus start. Geen standaardpakket doet dat, omdat geen standaardpakket ons vak kent.

Dat is meteen het eerlijke verhaal over standaardsoftware: voor de administratie die elk bedrijf heeft, werkt ze prima. Voor het werk dat úw bedrijf anders doet dan de buurman, en daar verdient u juist uw marge, schiet ze tekort.

Hoe krijgt u offertes sneller de deur uit?

Door de rekenregels van uw offertes één keer goed vast te leggen in een configurator. Uw calculatiekennis, welke materialen bij welk werk horen, welke uren erbij komen, zit dan in de software in plaats van in het hoofd van één persoon. Wie de aanvraag ook oppakt, de offerte rekent zichzelf door.

In onze eigen bedrijven rekent een zelfgebouwde configurator maatwerk regel voor regel door, en aan het eind staat de offerte klaar. De binnendienst kiest wat er nodig is, de regels rekenen zichzelf uit, en het document staat klaar om te versturen. Geen avonden meer rekenen aan een aanvraag die misschien niets wordt.

Het grootste voordeel zit trouwens niet in de snelheid. Het zit erin dat elke offerte volgens dezelfde regels rekent: geen vergeten posten, geen marge die per calculator verschilt. Hoe zoiets voor uw bedrijf werkt, leest u op offerteconfigurator laten maken.

Wat doet u met werkbonnen en meterkastfoto’s van de monteur?

Die horen direct vanaf de bouwplaats in het klantdossier te staan. De monteur vult de werkbon in op zijn telefoon, maakt foto’s van de meterkast en de aansluitingen, en kantoor ziet het werk binnenkomen terwijl de bus nog voor de deur staat. Papieren bonnen die vrijdag verkreukeld terugkomen, verdwijnen daarmee.

Belangrijker nog dan de bon zelf is wat u er later mee kunt. Staat er een klant aan de lijn over een storing, dan wilt u de meterkastfoto van de oplevering binnen een paar tellen op uw scherm, niet in het fotorolletje van een monteur die inmiddels ergens anders werkt. Daarom horen foto’s vast te zitten aan de klant en het adres, niet aan het toestel waarmee ze gemaakt zijn.

Hoe koppelt u planning, uren en facturatie aan elkaar?

Door één systeem de waarheid te laten zijn. De planning bepaalt wie waar staat, de werkbon legt vast wat er gedaan is en hoeveel uur het kostte, en de factuur komt uit diezelfde gegevens. Zodra die drie los van elkaar leven, ontstaat het gat waar nacalculatie in verdwijnt.

In de praktijk betekent dit niet dat alles in één pakket moet. Uw boekhouding draait bijvoorbeeld al in Exact Online of SnelStart, en dat kan zo blijven. De kunst is dat de werkbon van de monteur zonder overtypen als factuurregel in die boekhouding belandt. Dat is koppelwerk, en dat is precies het soort werk dat wij doen. Hoe we dat aanpakken, leest u op koppelingen.

Werkt het ook als de monteur geen bereik heeft?

Ja, mits de software daarvoor gebouwd is. Een werkbon-app hoort gegevens lokaal op de telefoon te bewaren en pas te verzenden zodra er weer verbinding is. In een kelder, een meterkast of een nieuwbouwwijk zonder dekking werkt de monteur gewoon door; de synchronisatie volgt vanzelf.

Vraag daar expliciet naar wanneer u software beoordeelt. Veel apps ogen prima op kantoor, op de wifi. Op de bouwplaats blijkt dan dat een bon niet opslaat of dat foto’s verdwijnen. Onze eigen monteurs staan dagelijks in meterkasten en serverruimtes; als dit misgaat, merken wij het dezelfde dag nog.

Er is werk dat iemand doet en niet leuk vindt. En er is werk dat níemand doet, dat blijft liggen en wordt vergeten.

Marc Herdes, oprichter

Wat kost het, en wanneer verdient het zich terug?

Maatwerk kost meer aan de voorkant dan een abonnement op een standaardpakket. Het verdient zich terug op de uren die uw kantoor nu kwijt is aan overtypen en zoeken, en op offertes die de deur uit gaan terwijl de concurrent nog rekent. Wanneer dat omslagpunt ligt, verschilt per bedrijf; daar zijn wij vooraf eerlijk over.

Wat wij wél altijd adviseren: begin klein. Niet in één keer het hele bedrijf digitaliseren, maar eerst het onderdeel dat de meeste ergernis geeft. Meestal de offertes of de werkbonnen. Dan draait er snel iets dat zich in de praktijk bewijst, en beslist u daarna met dat bewijs in de hand over de volgende stap. Hoe zo’n traject eruitziet, van eerste gesprek tot draaiende software, leest u op software laten maken.

Cloudzicht zit in Almere. Bel 036 52 98 447 of mail info@cloudzicht.nl, en vertel wat er in uw bedrijf blijft haken. Grote kans dat wij hetzelfde probleem in onze eigen werkplaats al eens hebben opgelost. Meer over wie wij zijn, vindt u op de voorpagina.