Wij hebben uw systeem niet vervangen

Moet er nieuwe software komen?

Wie om nieuwe software vraagt, heeft meestal geen slecht pakket maar een ontbrekende verbinding. Vier pakketten die elk hun werk doen en niet met elkaar praten, voelen als één slecht systeem. Het vervangen daarvan kost een jaar; het verbinden kost weken en houdt alles wat al werkt overeind.

Waarom het als één probleem voelt

Omdat u het als één probleem ervaart.

U typt gegevens over. U zoekt dingen op twee plekken. Een collega vraagt of u het “in het andere pakket ook even wilt aanpassen”. Een klant belt over een factuur die niet klopt met de offerte die hij heeft.

Dat is één ervaring: het werkt niet. Maar het is niet één oorzaak. Elk van die pakketten doet precies wat het moet doen — het is de ruimte ertussen waar niets is.

En die ruimte heeft geen eigenaar. De leverancier van pakket A gaat er niet over, die van pakket B ook niet, en uw beheerder heeft er geen opdracht voor. Daarom blijft hij leeg.

De vraag die de richting bepaalt

Wij stellen er één, en het antwoord bepaalt het hele traject:

*Als deze pakketten wél met elkaar praatten, wat zou er dan nog niet goed zijn?*

Bij de meeste bedrijven blijft er dan één ding over, of niets. Dan is vervangen een dure manier om iets op te lossen dat al opgelost had kunnen zijn.

Blijft er veel over, dan is er wél iets aan de hand met een pakket zelf — en dan is dat het gesprek. Zie maatwerk of een pakket voor waar die grens ligt.

Wat vervangen werkelijk kost

Dit wordt bijna altijd te laag ingeschat, en de licentie is het kleinste deel.

De overgang. Gegevens overzetten, en daarbij ontdekken dat er dingen in stonden die nergens meer bij passen.

Het opnieuw leren. Iedereen die het oude pakket kende, kan het nieuwe niet. Een half jaar lang gaat alles langzamer, en in die tijd worden er fouten gemaakt die er niet waren.

De koppelingen die u al had. Die werken niet meer, want ze wezen naar het oude pakket. Die komen er dus alsnog bij.

De maatwerkdingen die niemand meer wist. In elk pakket dat jaren meegaat zitten aanpassingen die ooit gemaakt zijn en waar niemand meer van weet — tot ze weg zijn.

En de kans dat het nieuwe pakket dezelfde ruimte laat. Want als het probleem de verbinding was, hebt u straks een ander pakket dat óók niet met de rest praat.

Wat wij in plaats daarvan doen

Het stuk ertussen bouwen. De app blijft de app, de boekhouding blijft de boekhouding, en het overtypen ertussen verdwijnt.

Loopt dat via een API, dan is het een kwestie van dagen tot weken. Heeft een pakket geen API, dan zijn er andere wegen naar binnen — daarover gaat systemen koppelen.

Wat u overhoudt: dezelfde schermen waar uw mensen aan gewend zijn, dezelfde leveranciers, dezelfde contracten. Alleen zonder het werk dat er tussen zat.

Wanneer vervangen wél het antwoord is

Wij zeggen het ook als het zo is. Vier situaties:

De leverancier stopt ermee. Dan is het geen keuze meer maar een planning.

Het pakket kan iets echt niet. Niet “het staat niet in het standaardscherm” maar werkelijk niet — dat onderscheid is het eerste dat wij uitzoeken.

Er zijn er te veel. Zeven pakketten waarvan er drie hetzelfde doen, is geen koppelvraag maar een opruimvraag.

Niemand gebruikt het meer zoals bedoeld. Als het echte werk in Excel gebeurt en het pakket alleen nog wordt gevuld omdat het nu eenmaal bestaat, dan koppelt u iets aan een leeg systeem.

Wat is er eigenlijk goed?

Schrijf uw pakketten op en zet er per stuk bij: wat doet dit goed?

Blijft er bij de meeste iets staan, dan hebt u geen softwareprobleem. Dan hebt u vier goede dingen en een slecht stuk ertussen — en dat vijfde is verreweg het goedkoopst om te repareren.