Waarom wij soms expres géén dashboard bouwen

Wanneer heeft een dashboard zin?

Voordat wij een dashboard bouwen stellen wij één vraag: wat gaat u anders doen als dit getal rood wordt? Is het antwoord “eigenlijk niets”, dan hoeft dat getal ook niet elke vijf minuten gemeten te worden. Data verzamelen is geen doel; een beslissing verbeteren wel.

Die vraag klinkt lastig en is het niet. Hij duurt tien seconden en bespaart soms een half project.

Het gesprek dat er meestal op volgt

Een directeur vraagt om een dashboard. Omzet, marge, bezetting, openstaande offertes, doorlooptijd — het liefst live.

*Wat doet u als de bezetting onder de tachtig procent zakt?*

Stilte. Dan: dat hangt ervan af.

Waarvan dan? Van het seizoen, van welke ploeg het is, van wat er in de planning staat. Met andere woorden: het getal alleen zegt niets, en er volgt pas een besluit als er iemand naar de omstandigheden kijkt.

Dan hebt u geen dashboard nodig dat elke vijf minuten ververst. U hebt een maandelijks overzicht nodig, en een gesprek.

Waarom een dashboard zo aantrekkelijk is

Omdat het voelt als grip. Er staat iets, het beweegt, u ziet het.

En omdat dit het makkelijkste antwoord is op een moeilijke vraag. “Ik heb geen zicht op het bedrijf” is een echt probleem. Er een scherm tegenaan zetten is zichtbaar, meetbaar en op te leveren. Uitzoeken welke drie beslissingen er werkelijk beter moeten, is dat niet.

Wij bouwen ze ook — als de vraag ervoor beantwoord is.

De drie vragen die wij stellen

Wat gaat u anders doen als dit getal verandert? Is er geen handeling, dan is er geen dashboard nodig. Dan is er hooguit een rapport.

Hoe vaak neemt u die beslissing? Een besluit dat u per kwartaal neemt, heeft geen meting per minuut nodig. De frequentie van de meting hoort bij de frequentie van de beslissing, niet bij wat er technisch kan.

Wie kijkt ernaar, en wanneer? Een scherm waar niemand een vast moment voor heeft, wordt na drie weken niet meer bekeken. Dat is geen luiheid; het is wat er gebeurt met informatie die niemand hoeft te gebruiken.

Wat er meestal in plaats van komt

Een melding in plaats van een scherm. Niet: elke dag kijken of er iets misgaat. Wel: een bericht op het moment dat het misgaat. Dat scheelt kijken en het komt sneller aan.

Een maandoverzicht in plaats van live cijfers. Voor beslissingen die u maandelijks neemt is dat beter, want u ziet een lijn in plaats van ruis. Live cijfers verleiden tot reageren op een dag die niets betekent.

Eén getal in plaats van twintig. Bijna elk dashboard dat wij tegenkomen heeft er te veel. Vraag welk getal iemand als eerste zoekt bij het openen, en bouw dat groot. De rest mag eronder.

Of niets. Soms is de uitkomst dat het probleem geen informatieprobleem was. Dan is een dashboard bouwen het antwoord geven op een vraag die niemand had — zie ook waarom wij soms nee zeggen.

Het gevaar van meten zonder handeling

Er is een kant die weinig genoemd wordt: een getal dat er staat zonder dat er iets mee gebeurt, went.

Zes weken lang staat de doorlooptijd op rood. Iedereen ziet het, niemand kan er iets aan doen, en daarna kijkt niemand er meer naar. Het scherm is er nog wel, maar het is nu meubilair — en het vervelende is dat het volgende rode getal ook niet meer opvalt.

Dat is erger dan niet meten. Wie niets meet, weet dat hij het niet weet.

Wanneer een dashboard wél het antwoord is

Als er een handeling aan vastzit die snel moet. Een monteur die vandaag ergens anders heen moet, een order die vandaag de deur uit moet, een voorraad die vandaag besteld moet worden.

Als meerdere mensen naar hetzelfde getal moeten kijken en het nu bij één persoon in het hoofd zit.

En als het getal een discussie beslecht die anders elke week terugkomt. Dat is misschien wel de nuttigste: niet om te sturen maar om te stoppen met ruziën over wat er aan de hand is.

Loop uw eigen dashboard langs

Neem het dashboard of rapport dat u nu hebt. Loop de getallen langs en schrijf per getal op welke handeling erbij hoort.

Blijft er meer dan de helft over zonder handeling, dan hebt u geen informatieprobleem maar een dashboard dat te veel wil. Dat is met weglaten op te lossen, en weglaten kost niets.