Een second opinion op uw softwareofferte

Waarom is zo’n offerte zo moeilijk te beoordelen?

Een softwareofferte is lastig te beoordelen omdat het dure deel er zelden in staat. Kijk niet naar het uurtarief maar naar vier dingen: hoe scherp de opdracht is omschreven, wat er gebeurt bij afwijkingen, wie de broncode bezit, en of er tijd is ingepland voor de periode ná oplevering.

U kunt twee offertes naast elkaar leggen en de goedkoopste kiezen, en toch de duurste hebben genomen. Niet omdat iemand u misleidt, maar omdat het bedrag onderaan alleen slaat op wat er in de omschrijving staat — en die omschrijving is doorgaans het zwakste onderdeel.

Waar begint u met lezen?

Niet bij de prijs maar bij de omschrijving van wat er gebouwd wordt.

Lees die alsof u hem aan een vreemde moet uitleggen. Kunt u eruit opmaken wie het systeem gebruikt, welke stappen hij doorloopt en wat er gebeurt als er iets misgaat? Of staat er vooral wát het systeem heet en niet wát het doet?

Een offerte met een vage omschrijving is niet per se te duur; hij is onvergelijkbaar. Alles wat er niet in staat, is later een gesprek waarin u de zwakke positie heeft. Wat er wél in hoort, staat op wat een goed functioneel ontwerp bevat.

Welke vier vragen bepalen het antwoord?

Wat gebeurt er als het anders blijkt te zijn? Bij maatwerk verandert er onderweg altijd iets, want u ontdekt tijdens het bouwen wat u eigenlijk bedoelde. De vraag is niet óf dat gebeurt maar hoe het geregeld is. Staat er niets over, dan is het antwoord in de praktijk: meerwerk, tegen een tarief dat u nu niet kent.

Wat staat er over de periode na oplevering? Dit is de post die het vaakst ontbreekt en het meest bepaalt. Software die af is en niet gebruikt wordt, is duurder dan software die drie weken later klaar is en wel wordt gebruikt. Er hoort tijd te staan voor in gebruik nemen, meekijken en bijstellen — niet als service maar als fase.

Van wie is het als het klaar is? Krijgt u de broncode, of gebruiksrecht? Beide kan redelijk zijn, maar het verschil is groot op het moment dat u wilt overstappen. Vraag het expliciet en laat het antwoord opschrijven.

Wat kost het volgend jaar? Hosting, onderhoud, updates, ondersteuning. Zet dat naast het bouwbedrag en kijk naar vijf jaar in plaats van naar de aanschaf. Bij een standaardpakket doet iedereen dat automatisch; bij maatwerk vergeten de meesten het.

Waar zit meestal de grootste post die niet in de offerte staat?

In uw eigen organisatie.

Elke maatwerkopdracht kost tijd van uw mensen: uitleggen hoe het werkt, meekijken, testen, wennen. Die uren staan in geen enkele offerte omdat de leverancier ze niet factureert, maar u betaalt ze wel. Wie daar geen rekening mee houdt, komt tijdens het project in de knel en gaat dan bezuinigen op precies het deel waar het op aankomt: het meekijken.

Reken daarom altijd met twee bedragen. Wat de leverancier kost, en wat het u binnen uw eigen bedrijf kost. Het tweede is zelden klein.

Wanneer moet u niet tekenen?

Vier gevallen, en ze zijn alle vier te herkennen vóór u begint.

Als de omschrijving uit uw eigen woorden bestaat. Klinkt goed, maar het betekent dat er niemand is doorgevraagd. Uw eerste beschrijving is nooit het probleem; het is de klacht. Wie die klacht letterlijk overneemt in een offerte, bouwt straks netjes het verkeerde.

Als er geen fase in zit waarin iemand naar uw werk komt kijken. Een traject dat volledig vanachter een bureau wordt uitgevoerd, gaat uit van aannames die u niet kunt controleren.

Als er geen niet-doen-lijst in staat. Elke goede offerte bevat wat er bewust buiten valt. Ontbreekt die, dan is de afbakening niet gemaakt en komt hij later terug als discussie.

Als u eigenlijk een standaardpakket zoekt. Dit gebeurt vaker dan u denkt. Als negentig procent van uw wens in een bestaand pakket zit, is bouwen bijna nooit verstandig. Die afweging staat op maatwerk of een standaardpakket.

Zegt een laag uurtarief iets?

Weinig, en soms het tegenovergestelde van wat u denkt.

Wat u koopt is niet tijd maar een opgelost probleem. Iemand die uw situatie snel doorziet en de helft van uw wensenlijst wegstreept omdat het niet nodig is, kost per uur meer en in totaal minder. Andersom kan een laag tarief betekenen dat er meer uren nodig zijn, of dat er iemand komt die het vak nog aan het leren is op uw project.

Vergelijk dus geen tarieven maar totalen, en vraag bij elk totaal wat er níét in zit. Welke vormen er zijn om dit in te kopen en wat u bij elke vorm precies koopt, staat op de drie manieren om dit in te kopen.

Wat doen wij bij een second opinion?

Wij lezen de offerte, leggen hem naast wat u ons vertelt over uw werk, en zeggen wat wij ervan vinden. Dat is soms ongemakkelijk, want het antwoord is regelmatig dat de offerte klopt en dat wij het niet beter zouden doen. Dan zeggen wij dat ook.

Wat wij vaker tegenkomen is iets anders: de offerte is netjes, maar hij beantwoordt een vraag die net naast het probleem ligt. Dat is geen fout van de leverancier — die heeft opgeschreven wat er is gevraagd. Het betekent dat de fase daarvóór is overgeslagen, en dat is precies de fase waar het bij ons begint; zie hoe wij beginnen en waarom projecten stuklopen.

Wilt u een offerte laten meelezen? Bel 036 52 98 447 of mail info@cloudzicht.nl. Wat wij zelf bouwen als u daarna verder wilt, staat bij software laten maken.