Waar haalt de configurator zijn prijzen vandaan?

Dit is de eerste vraag die een ondernemer stelt zodra hij zo’n rekenhulp op zijn site ziet, en het is de juiste vraag. Een configurator die met verouderde bedragen rekent, is erger dan geen configurator: hij deelt zijn verkeerde prijs met een stalen gezicht uit, keer op keer, terwijl u erop vertrouwt.

Dus hieronder staat het antwoord zoals wij het bij klanten aantreffen, inclusief het deel dat niemand graag opschrijft, namelijk dat de zuiverste oplossing meestal niet de beste is.

Hoe koppel je een configurator aan de administratie?

Er zijn vier manieren: live opvragen bij uw pakket, elke nacht overzetten, de prijzen in de configurator zelf beheren, of een combinatie. Negen van de tien keer wordt het de combinatie: artikelprijzen uit uw administratie, rekenregels bij ons. Uw pakket weet wat een unit kost, niet dat een starttarief vervalt.

*Geschreven door Marc Herdes en John van den Bosch, Cloudzicht · bijgewerkt 13 september 2026*

De vier routes, met hun nadeel erbij

Live opvragen. Bij elke berekening gaat er een vraag naar uw pakket en komt het actuele bedrag terug. Altijd goed, nooit achterhaald. Het nadeel staat zelden in een brochure: uw configurator staat stil zodra uw pakket stilstaat. Onderhoud bij de leverancier, een verlopen sleutel, een aanvraagplafond dat op een drukke dag vol raakt, en de bezoeker ziet een molentje in plaats van een prijs. Wie deze route kiest, heeft dus altijd óók een terugvaloptie nodig. Dat is geen luxe maar de helft van het werk.

Elke nacht overzetten. Eén keer per etmaal halen wij alle artikelen en prijzen binnen en zetten ze klaar. De configurator praat dan met zijn eigen kopie en is nooit afhankelijk van een verbinding die het net niet doet. Een dag vertraging op een prijs is voor de meeste vakken geen enkel probleem. U wijzigt uw uurtarief niet op woensdagmiddag. Deze route werkt bovendien met pakketten die helemaal geen koppelmogelijkheid hebben: dan wordt het een bestand dat ’s nachts wordt gelezen.

In de configurator zelf. U beheert de prijzen in ons beheerscherm. Dat klinkt als de primitieve variant, maar het is vaak de juiste, en om een reden die met techniek niets te maken heeft: wat u aan een klant rekent is iets anders dan wat er in uw boekhouding staat. Daar staat een inkoopprijs, een kostprijs, of een artikel dat u drie jaar niet verkocht. De verkoopprijs die u eigenlijk wilt rekenen, staat nergens, die zit in het hoofd van degene die calculeert.

De combinatie. Artikelprijzen uit uw pakket, rekenregels bij ons. Dit is waar het bij de meeste bedrijven op uitkomt, en het is geen compromis maar de werkverdeling die klopt. Uw administratie is goed in vastleggen wat iets kost. Ze is niet gemaakt om te weten dat een starttarief vervalt zodra iemand een dagdeel afneemt, dat reistijd buiten uw regio apart gaat, of dat de derde unit in hetzelfde pand minder montagetijd kost dan de tweede. Dat zijn uw regels, en die horen op de plek waar ze aangepast kunnen worden zonder dat iemand in uw boekhouding gaat rommelen.

Worden mijn prijzen dan openbaar?

Nee, en dit is het punt waar wij het scherpst over zijn, want het is een echte zorg en hij wordt bijna altijd weggewimpeld.

Een configurator bestaat uit twee delen. De keuzeregels, welke vraag volgt op welk antwoord, welke combinatie kan niet, wanneer verschijnt er een extra veld, die mogen naar de browser van de bezoeker. Die zijn niet geheim en het maakt het ding snel: elke klik geeft direct antwoord zonder dat er iets heen en weer hoeft.

De prijzen gaan nooit mee. Die blijven op de server staan. De browser stuurt de gemaakte keuzes op, de server rekent, en er komt één bedrag terug. Wie de broncode van de pagina openslaat, ziet dus wél hoe de vragen in elkaar zitten en niet wat u ergens voor rekent. Uw staffels, uw inkoopmarge en uw uitzonderingen staan niet in de pagina.

Dat is een ontwerpkeuze en geen instelling die per ongeluk omgaat. Wij bouwen het zo omdat de omgekeerde variant. Alles in de browser, want dat is makkelijker, betekent dat uw hele prijslijst met drie toetsaanslagen te lezen is. Dat komt voor, en het is bij een prijsberekening op een openbare website de ernstigste fout die je kunt maken.

Welke pakketten kunnen dit

Wij hebben koppelingen gebouwd met Exact Online, SnelStart en AFAS, en daar staat per pakket wat er wel en niet uit te halen is. Dat verschilt echt: het ene pakket geeft u artikelen, prijslijsten en voorraad, het andere alleen een artikelnummer met één prijs eronder.

Staat uw pakket daar niet bij, dan is dat geen bezwaar. De vraag die telt is niet welk merk erop staat maar of het op een van deze drie manieren gegevens kan afstaan: een koppelmogelijkheid om te bevragen, een export die op een vast tijdstip klaarstaat, of een bestand dat u zelf wegzet. Vrijwel elk pakket kan minstens één van de drie. Kan het geen van de drie, dan zeggen wij dat voordat er iets gebouwd wordt, en dan wordt het de derde route uit het lijstje hierboven.

Wanneer live, en wanneer een nacht

Dit is de vuistregel die ons het meeste storingen heeft gescheeld, en hij is simpel:

Voorraad en beschikbaarheid live. Geld een nacht. Of iets op voorraad is, verandert per uur en is meteen verkeerd zodra het verouderd is, dus dat vraagt u op het moment dat het nodig is. Wat iets kost, verandert per kwartaal. Daar een live verbinding voor openzetten levert u een afhankelijkheid op zonder dat er iets tegenover staat.

En de tweede: bij meer dan twee systemen wordt een tussenlaag goedkoper dan losse koppelingen. Drie systemen die elkaar allemaal moeten kennen, zijn zes verbindingen, en die zes moeten alle zes onderhouden worden als er ergens iets wijzigt. Eén punt waar alles langsgaat is dan geen luxe maar de goedkopere variant. Dat rekenen wij vooraf met u door, want bij twee systemen is het juist onzin.

Wat er daarna nog misgaat

Vier dingen, en geen ervan is technisch ingewikkeld. Ze worden alleen vergeten.

Een artikel dat verdwijnt. Iemand ruimt de artikellijst op en de configurator rekent met een nummer dat niet meer bestaat. Wat hij dan moet doen, de oude prijs aanhouden, de optie wegnemen, of de aanvraag doorzetten met een melding erbij, is een keuze die u maakt, niet iets dat wij voor u verzinnen. Maar er moet iets staan, want stilzwijgend nul rekenen is de ergste uitkomst.

Een prijs van nul. Een artikel zonder prijs is in de boekhouding niet vreemd; in een configurator is het een gratis dakkapel. Elk bedrag dat binnenkomt, wordt daarom getoetst voordat het wordt gebruikt, en wat de toets niet haalt, wordt gemeld in plaats van gebruikt.

Btw op twee plekken. Uw pakket rekent exclusief, uw site toont inclusief, en ergens in het midden staat een percentage dat iemand hard heeft ingetypt. Dit is de fout die het vaakst pas in de eerste echte offerte opvalt. Wij spreken vooraf af waar de btw wordt opgeteld, en op één plek.

Niemand die het merkt. Een koppeling die stilvalt, valt stil zonder geluid. Er hoort dus een melding op te staan die bij ú terechtkomt, niet bij ons alleen. Dat zit er standaard in.

En als het al ergens in een spreadsheet staat

Dat is het vaakst het geval, en het is geen slecht startpunt. Het is het beste startpunt dat er is. In dat bestand zit uw prijsopbouw al uitgewerkt, inclusief de uitzonderingen die niemand meer kan navertellen. Wij nemen dat als bron en rekenen uw eigen oude offertes ermee na. Elke afwijking die daarbij opduikt, is een regel die nog ontbrak. Dat narekenen is het werk; het scherm eromheen is de uitvoering.

Wat kost het om dit erbij te hebben

Een configurator voor één vak begint bij € 999 exclusief btw, en dat is een werkend exemplaar met uw prijzen en tarieven erin. Een koppeling met uw administratie is daarbovenop, en wat die kost hangt af van welke van de vier routes het wordt en wat uw pakket kan afstaan. Bij wat een configurator kost staat wat het bedrag verder omhoog brengt.

Wat u bij ons niet tegenkomt: nacalculatie. Wij zetten eerst op papier wat er komt, wat het doet en waar de grenzen liggen, met een bedrag eronder. Pas daarna wordt er gebouwd. Komt er onderweg iets bij, dan is dat een nieuwe regel met een eigen prijs, en die keuze is aan u.

Eerst zien hoe het rekent

Er staan negen werkende configuratoren op deze site die u zonder formulier kunt uitproberen, airco, warmtepomp, zonnepanelen, laadpaal, isolatie, stucwerk, schilderwerk, vloer leggen, thuisaccu. Dezelfde rekenkern, negen keer een ander vak eromheen, en negen keer een andere huisstijl. Klik er een paar door en kijk wat er gebeurt als u een keuze verandert die eerder in de rij stond.

Weet u al welk pakket u gebruikt en wat er uit moet komen, dan is het snelste een paar regels waarin u dat opschrijft. U krijgt een eerlijk antwoord: welke van de vier routes wij zouden nemen, wat dat u oplevert en wat het u kost aan afhankelijkheid. Ook als dat antwoord is dat u de prijzen beter met de hand bijhoudt.