Te veel software, en geen van de pakketten past bij hoe u werkt

Waarom heeft bijna elk bedrijf te veel softwarepakketten?

Bijna elk bedrijf gebruikt meerdere pakketten die apart zijn gekozen en nooit op elkaar zijn afgestemd. Gegevens raken kwijt of komen te laat, elke nieuwe medewerker moet ze allemaal leren, en het pakket bepaalt uw werkwijze in plaats van andersom. Minder pakketten en meer samenhang lost dat op — niet nóg een abonnement.

Niemand heeft ooit besloten om met vier programma’s te gaan werken. Het is gegroeid. Elk jaar kwam er iets bij dat op dat moment de beste keuze was: een pakket voor de offertes, iets anders voor de planning, de boekhouding waar de accountant om vroeg, en een lijst die iemand ooit in een spreadsheet begon en die nooit meer weg is gegaan.

Los van elkaar was elke keuze verdedigbaar. Bij elkaar is het niemands ontwerp.

Wat gaat er mis als pakketten niet op elkaar zijn afgestemd?

Gegevens komen niet aan, komen te laat, of komen aan met de verkeerde inhoud. Een adres dat op één plek is gewijzigd en op de andere drie niet. Een offerte die niet klopt met wat er in de planning staat. Een order die pas de volgende ochtend zichtbaar wordt in het pakket waar de werkplaats mee werkt.

Stuk voor stuk kleine dingen. Het probleem is dat ze niet klein blijven: een foutje in een hoekje van het ene programma werkt door naar het volgende, en wordt pas zichtbaar bij de klant. Dan is het geen administratief dingetje meer maar een gesprek dat u liever niet had gevoerd.

Dat is overdrachtswerk: het bestaat alleen omdat twee plekken niet van elkaar weten wat er staat.

Wat kost het als elke nieuwe medewerker vier programma’s moet leren?

Meer dan de tijd die het kost, en dat is al veel.

Bij het ene pakket moet u iets kopiëren, bij het andere plakken. Bij het ene staat de knop links, bij het andere rechts. Voor hetzelfde begrip worden drie verschillende woorden gebruikt. Iemand die net binnen is, is niet één werkwijze aan het leren maar vier — en hij leert ze allemaal half.

In die weken gaan er dingen mis die u de nieuwe collega niet kunt aanrekenen. En het is precies het soort frustratie waarvan mensen niet zeggen dat het de reden was dat ze weggingen.

Waarom bepaalt het pakket hoe u werkt?

Dit is het punt waar het echt om gaat, en het wordt zelden hardop gezegd: een standaardpakket dwingt u in de werkwijze van de bouwer.

Kijk naar hoe verschillend bedrijven werken die op papier hetzelfde doen. Het ene begint met een gesprek. Het volgende stuurt eerst een adviseur langs. Een derde stuurt informatie op en wacht af. De één levert een product, de ander een dienst, de derde allebei. De één koopt in bij een toeleverancier, de ander loopt via een distributeur.

Dat zijn geen slordigheden. Het zijn manieren van werken die in jaren zijn opgebouwd en die om een reden zo zijn gegroeid — alleen staat die reden nergens opgeschreven. Een pakket dat op de eerste manier is gebouwd, kan de tweede niet. Dan gaat u uw eigen proces verbuigen om het in de software te laten passen, en noemt iedereen dat “zo werkt het systeem nu eenmaal”.

En dan zijn er nog de speciaaltjes

Elk bedrijf heeft ze. De ene klant die een andere staffel krijgt omdat dat ooit is afgesproken. Het ene product dat anders wordt gerekend. De vaste afnemer die geen voorrijkosten betaalt. Het onderdeel dat u wel levert maar niet zelf maakt, en dat daarom half in uw systeem staat.

Geen enkel pakket kent uw speciaaltjes, en dat kan ook niet — ze zijn per bedrijf anders en ze staan nergens opgeschreven. Wat er dan gebeurt is overal hetzelfde: naast het pakket ontstaat een lijstje. Een spreadsheet, een mapje, een afspraak die in iemands hoofd zit. Dat werkt, tot degene die het bijhoudt met vakantie is.

Dit is meestal het duurste stukje van het hele verhaal, en tegelijk het onzichtbaarste. Het staat op geen enkele factuur en op geen enkele urenlijst. En het is precies het deel dat een standaardpakket nooit oplost, want het pakket is er niet voor gebouwd — uw bedrijf wel.

Is meer pakketten kopen dan de oplossing?

Meestal niet. De reflex bij een probleem tussen twee pakketten is er een derde bij zoeken die ze verbindt, en dan bent u een abonnement verder met hetzelfde probleem plus een schakel erbij.

Er zijn drie wegen, en welke past hangt af van waar het schuurt:

Laten staan en verbinden. Werken de pakketten los prima en gaat het alleen mis in het overzetten, dan is een koppeling tussen uw pakketten genoeg. Geen migratie, geen nieuwe schermen, alleen gegevens die vanzelf op de goede plek komen.

Terugbrengen naar minder. Doet er een pakket weinig meer dan wat een ander ook kan, dan is het opzeggen ervan het goedkoopste dat er is. Dit gebeurt zelden, omdat niemand het aandurft zolang er data in zit.

Er één van maken. Zijn het er vier, sluiten ze geen van alle aan bij hoe u werkt, en zit er jaren aan gegevens in, dan is eigen software laten maken vaak goedkoper dan het lijkt. Wij hebben dat gedaan voor een keukenrenovatiebedrijf dat precies hierin vastliep: vier programma’s naar één, met bijna zes jaar aan gegevens mee, en met de knoppen en de woorden waar zij aan gewend waren.

Wanneer raden wij het af?

Als het aan één ding ligt. Loopt het alleen mis bij het overzetten van offertes naar de planning, dan is dat één koppeling en geen nieuw systeem. Wij bouwen liever de kleinste ingreep die het probleem echt weghaalt.

Ook als de werkwijze zelf het probleem is. Software die een rommelig proces netjes nabouwt, levert een net uitziende rommel op. Dan kijken we eerst naar het proces en pas daarna naar wat het moet worden.

En als het pakket dat u heeft eigenlijk goed genoeg is en niemand het goed gebruikt. Dat komt vaker voor dan u denkt, en daar helpt bouwen niet tegen.

Hoe weet u of dit bij u speelt?

Drie vragen, en u weet het meestal binnen een minuut:

1. Hoeveel programma’s moet iemand die volgende maand begint, leren voordat hij zelfstandig kan werken? 2. Welk gegeven typt iemand bij u meer dan één keer over? 3. Welke stap in uw werk doet u anders dan het pakket bedoeld had, omdat het anders niet werkt?

Blijft u bij alle drie hangen, dan is het geen softwareprobleem meer maar een samenhangprobleem. Dat is een ander gesprek, en meestal een goedkoper.

Wat kost het om hiervan af te komen?

Dat hangt af van welke van de drie wegen past, en dat is precies waarom wij niet met een prijs beginnen maar met kijken. Wat zit er in welk pakket, wat gebeurt er met de hand, en waar loopt het echt vast — dat is hoe wij beginnen.

Wat u van tevoren wel kunt bepalen: tel op wat alle abonnementen samen per jaar kosten, en zet daar de uren naast die er elke week in het overzetten gaan zitten. Dat tweede getal is bijna altijd het grootste, en het staat op geen enkele factuur.

Wilt u eerst de afweging zelf maken, lees dan maatwerk of een standaardpakket. En wilt u weten welk deel van dit werk zich überhaupt leent voor automatisering, dan staat dat op wat zich leent voor automatisering.

Hoe u de grens trekt tussen wat een systeem doet en wat een mens blijft doen, staat op wat als het bij elke klant net anders gaat.