Werk automatiseren in uw bedrijf

Elk bedrijf heeft werk dat elke week terugkomt en dat niemand leuk vindt. En werk dat helemaal niet gebeurt, zonder dat iemand het merkt. Beide zijn te automatiseren. Deze pagina gaat over de vraag wát zich ervoor leent en wat niet; wilt u het per onderdeel van uw bedrijf nalopen, dan staat dat op wat wij automatiseren, per onderdeel.

Wat kunt u in uw bedrijf automatiseren?

Automatiseer werk dat vaak terugkomt en elke keer hetzelfde gaat: gegevens overzetten tussen systemen, terugkerende administratie, opvolging en controles die anders blijven liggen. Laat werk met een oordeel erin, werk dat een paar keer per jaar voorkomt en werk dat nog nergens staat opgeschreven met rust. Daar kost automatiseren meer dan het oplevert.

Waarom vergelijken wij automatisering met een mierenkolonie?

Omdat een kolonie geen manager heeft. Bioloog Deborah Gordon van Stanford onderzoekt hoe mierenkolonies werken zonder centrale sturing: elke mier volgt eenvoudige regels en stemt af met de mieren die ze onderweg tegenkomt. Uit al die kleine ontmoetingen komt gedrag dat van bovenaf geregeld lijkt. Zo bouwen wij software ook.

Let op wat dat beeld zegt. De kolonie zijn de systemen, niet uw mensen. Het punt is juist andersom: die kleine werkers doen het herhaalwerk, zodat uw team tijd houdt voor het werk waar een mens voor nodig is.

Concreet, uit onze eigen leadopvolging. Eén werker maakt van een nieuwe aanvraag een kaart. Een tweede zoekt de gegevens van het pand erbij. Een derde meldt aan het eind van de dag welke kaarten niemand heeft aangeraakt. Ze weten niets van elkaar; ze geven alleen een kaart door met een status. Valt de tweede uit, dan meldt de derde die kaart gewoon. Zo valt nooit het geheel om.

Welk werk doet iemand nu, en liever niet?

Herhalend werk. Dezelfde gegevens uit een mail in een pakket typen, elke maandag hetzelfde lijstje maken, bonnen rondsturen tot iemand ze goedkeurt. Neemt software dat over, dan houdt uw medewerker het werk over waarvoor u hem hebt aangenomen. Dat is geen belofte over productiviteit, maar een ander soort werkdag.

Wij beloven u geen percentage op tevredenheid; dat kunnen wij niet narekenen. Wat wij wel doen: opschrijven welke handeling verdwijnt, zodat u het achteraf kunt nakijken.

Er is werk dat iemand doet en niet leuk vindt. En er is werk dat níemand doet — dat blijft liggen en wordt vergeten.

Marc Herdes, oprichter

Welk werk blijft er liggen zonder dat iemand het merkt?

Het werk dat niemand claimt. De nabelronde die er niet van komt. De controle die tussen twee mensen in valt. Dit werk staat op geen enkele urenlijst, want er gaat geen tijd in zitten. De schade is dat het niet gebeurt: een klant die niets hoort, een fout die pas bij de jaarrekening opvalt.

Dit is het sterkste argument om te automatiseren. Een geautomatiseerde stap heeft één eigenschap die geen mens heeft: hij vergeet niet en hij heeft geen drukke dag. Een kolonie stopt ook niet als er iemand op vakantie is. Daar zit het verschil met de afspraak dat “we er elke week even naar kijken”. Die overleeft twee drukke weken niet.

Wat neemt een geautomatiseerde stap over, en wat blijft mensenwerk?

De laatste kolom is de belangrijkste: automatiseren haalt de handeling weg, niet het oordeel. Software neemt het overtypen, het bewaken en het herinneren over. Een mens beslist over uitzonderingen en voert het gesprek. Bovenaan staat werk dat nu iemand doet, onderaan werk dat nu niemand doet.

Hoe bepaalt u wát u automatiseert?

Door de ideeën op te halen bij de mensen die het werk doen. Dat doen wij met een lijst die u samen maakt: wat is leuk, wat niet, wat komt te vaak terug en waar sluipen fouten in. Hoe die lijst werkt en waarom hij het gesprek verandert, staat op als uw mensen er niet op zitten te wachten. Die bestaan al, op elke afdeling, en er zijn er meer dan u denkt. Wij luisteren mee op de werkvloer, leggen ze naast elkaar en kiezen de twee die haalbaar zijn én werkelijk tijd of geld schelen.

U hoeft niet met een plan te beginnen. En dan de kant die tegen ons eigen belang in lijkt te gaan: bijna altijd wint de makkelijkste gedachte. Niet omdat die goedkoper is, maar omdat hij gebruikt wordt. Hoe knapper de constructie, hoe groter de kans dat mensen teruggaan naar hun oude lijstje. Een melding op het juiste moment verslaat een dashboard dat niemand opent.

Naast elk idee zetten wij wat het kost om te bouwen en wat het scheelt in uren of fouten, met uw eigen getallen. Hoe wij die vastleggen, staat bij de nulmeting in onze werkwijze.

Wat valt er in uw administratie te automatiseren?

Alles met een vast patroon: inkomende facturen inboeken, uren naar de facturatie brengen, herinneringen versturen, orders uit de webshop in de boekhouding zetten. Uw pakket kan dat vaak zelf ontvangen, of het nu Exact Online, SnelStart of AFAS is. Wat ontbreekt is de stap ertussen, en die bouwen wij.

Vanaf 1 juli 2030 gelden in de EU digitale rapportageverplichtingen voor grensoverschrijdende B2B-facturen; voor binnenlandse facturen ligt er in Nederland nog geen wet. Wie zijn facturatie nu al als gegevens laat lopen in plaats van als pdf, heeft straks geen haast. Zie een koppeling tussen uw systemen.

Welk werk kunt u beter niet automatiseren?

Werk dat een paar keer per jaar voorkomt, want handmatig doen is dan goedkoper dan bouwen. Werk waar elke keer een oordeel bij hoort, zoals een klacht wegen of een uitzondering toestaan. En werk dat nog nergens staat opgeschreven: wat u niet kunt uitschrijven, kan niemand bouwen.

Dat laatste is de meest gemaakte fout. Een bedrijf wil “de offertes automatiseren”, maar drie mensen bepalen de korting elk anders. Dan is er geen regel om te bouwen, alleen een gewoonte. Voor oordeelswerk is er wel een middenweg: de software zet alles klaar, een mens drukt op de knop. Verwacht van een taalmodel geen tegenspraak — zie AI zegt te vaak ja.

Wat gebeurt er als een automatisering stilvalt?

Dan moet iemand het meteen merken. Wij bouwen bij elke automatisering een melding mee die afgaat zodra een stap blijft hangen, en spreken vooraf af wie die melding krijgt. Een automatisering die stilletjes stopt is erger dan geen automatisering: iedereen gaat ervan uit dat het loopt.

Reken dus op onderhoud: leveranciers veranderen hun koppelingen en uw eigen werk verandert ook. Daarom bouwen wij er een scherm bij waar u ziet welke stap wanneer liep en wat er blijft wachten. Zonder dat scherm is een autonoom systeem een zwarte doos; daar sneuvelen projecten op: zie waarom automatiseringsprojecten stuklopen.

Hoe begint zo’n traject bij ons?

Met uitschrijven, niet met bouwen. Wij lopen mee, kijken waar het werk blijft hangen en schrijven in gewone taal op wat er moet gebeuren, wanneer dat gebeurt en waaraan u ziet dat het goed ging. Pas als u zegt dat het klopt, bouwen wij. Die volgorde staat bij onze werkwijze.

Wat wij bouwen draait eerst in onze eigen bedrijven: netwerken en bekabeling, camerabeveiliging, vastgoed en leadopvolging. Daar merken Marc Herdes en John van den Bosch zelf wanneer een werker uitvalt, en hoort Eline Klaver het als een klant iets niet snapt. Zie wie wij zijn.

Wat merkt u als eerste?

Meestal niet tijdwinst. De eerste opbrengst is dat zichtbaar wordt hoeveel er bleef liggen. Zodra elke aanvraag een kaart wordt en elke kaart een eigenaar heeft, ziet u wat er in de oude situatie tussendoor viel. Dat is confronterend, en het nuttigste getal dat u dat kwartaal krijgt.

Weet u nog niet wat het eerst aan de beurt is? Kijk bij waar u met AI begint, bij maatwerk of een standaardpakket en bij software laten maken. Wilt u weten of uw werk zich laat uitschrijven, bel 036 52 98 447 of mail info@cloudzicht.nl.

Verschilt het bij u per klant en denkt u daarom dat het niet kan? Dat is meestal een misverstand: lees wat als het bij elke klant net anders gaat.