Een website die zichzelf boekt: agenda, offerte en bevestiging in één

Wat is er gebouwd?

Voor zanger en entertainer Janah Louard bouwden wij een website die niet alleen laat horen wat hij doet, maar de boeking ook afhandelt. De site kent zijn agenda, laat alleen vrije data zien, maakt bij een aanvraag zelf de offerte en stuurt de bevestiging. De mailwisseling over of een datum nog kan, is verdwenen.

Het is dus geen visitekaartje met een contactformulier eronder. Het is het werkende deel van zijn onderneming, met de presentatie eromheen gebouwd.

Waarom is dit iets anders dan een gewone website?

Omdat een gewone website vertelt wat iemand doet en daarna wacht. Deze doet iets. Wie een datum aanvraagt, krijgt geen belofte dat er contact wordt opgenomen maar een antwoord: die avond is vrij, dit is wat het kost, en dit staat er dan zwart-op-wit.

Een website die wérk doet in plaats van vertelt wat u doet.

Marc Herdes, oprichter

Dat verschil is niet cosmetisch. Bij een artiest komt het meeste werk niet uit optreden maar uit alles eromheen: heen en weer mailen over data, prijzen opnieuw uitrekenen, een bevestiging typen, achteraf een factuur maken. Dat is precies het soort werk dat wij automatiseren: het gebeurt vaak, het volgt vaste regels, en het levert niets op als een mens het doet.

Waarom was dit bij deze artiest lastiger dan het klinkt?

Omdat er niet één ding geboekt wordt. Janah treedt op in drie samenstellingen — solo, met band, of met The Gypsies — en zingt in meerdere talen en stijlen: Nederlands, Engels, Spaans, rumba, flamenco, soul, en dan opeens opera, midden in de zaal. Een besloten diner is een andere avond dan een uitverkochte zaal.

Dat betekent dat de aanvraag niet één vraag is maar een klein gesprek. Op het scherm kiest iemand de gelegenheid — bruiloft, bedrijfsfeest, dinnershow, skybox, verjaardag of event — daarna de bezetting, en daarna waar ter wereld het is: Nederland, Europa, buiten Europa, of op het water. Precies dat gesprek zat vroeger in een reeks mailtjes. Nu zit het in de aanvraag zelf, en komt er aan de andere kant een compleet voorstel uit in plaats van een vraag om meer informatie.

Er is nog een detail dat klein lijkt en veel doet: het overzicht rechts loopt live mee terwijl iemand het formulier invult. Wie halverwege twijfelt, ziet wat hij tot dan toe gekozen heeft. Dat scheelt de afhakers die anders opnieuw beginnen.

Hoe weet de site welke data vrij zijn?

Door in de agenda te kijken die er al is. Janah houdt zijn eigen agenda bij zoals hij gewend was; de site leest die en toont alleen wat overblijft. Wordt er ergens anders iets ingepland, dan verdwijnt die datum vanzelf uit de keuze.

Dat is een koppeling in zijn eenvoudigste en nuttigste vorm. De winst zit niet in de techniek maar in wat er niet meer gebeurt: niemand houdt twee agenda’s gelijk, en niemand belooft per ongeluk een avond die al vergeven was.

Wat gebeurt er na een aanvraag?

Wat hier gebeurt is hetzelfde principe als bij een offerteconfigurator voor een installatiebedrijf, alleen zijn de rekenregels andere. Dat is ook waarom wij niet in één branche werken: de vorm verschilt, het patroon niet.

Waarom een presentatie en een systeem in één?

Omdat een boeking bij een artiest een gevoelskeuze is. Iemand die zoekt wil eerst hóren of het klopt bij zijn avond, en pas daarna weten wat het kost. Zet je die twee dingen op verschillende pagina’s, dan haakt de helft af tussen het luisteren en het aanvragen.

De site brengt ze daarom bij elkaar. Zijn stem staat er, hij is er te zien, en de aanvraag zit in dezelfde beweging. Wie overtuigd is, hoeft niet ergens anders heen om dat te laten weten.

Wat betekent dit voor een gewoon bedrijf?

Dat de vraag zelden is of iets kan. Een adviesbureau dat gesprekken inplant, een verhuurbedrijf dat materieel uitgeeft, een aannemer die een schouw inplant: het is telkens dezelfde keten. Er is iets schaars — een dag, een machine, een monteur — en er zijn mensen die willen weten of het vrij is.

Welk gereedschap bij welk soort bedrijf past en wat er na een aanvraag automatisch kan, staat op van bezoeker naar opdracht.

Zolang die vraag per mail wordt beantwoord, kost elke aanvraag iemand tijd, ook de aanvragen die niets worden. Zodra de website het antwoord zelf kan geven, kost alleen de aanvraag die doorgaat nog aandacht.

Wanneer is dit juist geen goed idee?

Wanneer de prijs pas te bepalen is nadat iemand heeft gekeken. Bij een verbouwing, een storing of een advies op maat is een knop waar een bedrag uit rolt geen dienst maar een gok, en dan is het gesprek zelf het waardevolste wat u heeft.

Ook als er per aanvraag echt onderhandeld wordt, werkt automatisch bevestigen tegen u. In dat geval bouwen wij liever het stuk eromheen: de agenda, het dossier en de bevestiging, maar met een mens op de plek waar de afspraak gemaakt wordt. Wat wij zouden doen en wat wij zouden laten, zeggen wij in het eerste gesprek.

Kan dit ook voor uw bedrijf?

Als u het antwoord op “kan het die dag?” nu nog met de hand geeft, vrijwel zeker. Bel 036 52 98 447 of mail info@cloudzicht.nl en vertel hoe een aanvraag bij u nu binnenkomt. U hoort waar wij denken dat het sneller kan, ook als dat betekent dat u er niets voor hoeft te laten bouwen.

Bronnen: Janah Louard heeft toestemming gegeven om als voorbeeld genoemd te worden. De beschreven werking is die van de site zoals wij hem gebouwd hebben; prijzen en beschikbare data zijn van hem en veranderen mee, en staan daarom niet op deze pagina.