U komt voor AI. Dit vinden wij eerst.

Waarom begint een AI-traject bijna nooit bij AI?

Bij vrijwel elk traject dat met een AI-vraag begint, komen wij eerst negen andere dingen tegen: dubbele invoer, een Excel naast het systeem, beslissingen in één hoofd, offertes zonder opvolging. Pas als tiende staat er iets waarvoor AI werkelijk het beste gereedschap is. Dat is geen kritiek op AI, het is de volgorde.

Deze pagina is de lijst. Elk punt heeft een eigen uitwerking; dit is het overzicht.

1. Dezelfde gegevens op meer dan één plek

Een deel in het pakket, een deel in een Excel, en iemand houdt voor de zekerheid nog een eigen lijstje bij. Niemand weet welke de juiste is, dus wordt er in de praktijk gekozen op gevoel.

Zolang dat zo is, weet ook een model niet welke waarde klopt. → dezelfde klant op negen plekken

2. Een medewerker die tussen twee systemen staat

Mail openen, ordernummer kopiëren, ander systeem, plakken, status aanpassen. Per keer een paar minuten, en dat is precies waarom het nooit op een lijstje komt.

Vermenigvuldig het met hoe vaak het gebeurt en het is een van de grootste posten in het bedrijf. → de medewerker die een koppeling was

3. Beslissingen die in één hoofd zitten

“Vraag Kees maar.” Technisch staat alles aan elkaar, en toch loopt elke afwijking langs één bureau.

Dat is geen organisatieprobleem maar een koppeling — een die niet schaalt en nergens is vastgelegd. → uw duurste koppeling heeft twee benen

4. Kennis bij één persoon

Vraag wie weet hoe iets werkt. Wijst iedereen dezelfde kant op, dan zit daar meer dan alleen een werkwijze: uitzonderingen, contacten, wachtwoorden, en de reden waarom iets ooit zo is ingericht.

Wat niemand kan opschrijven, kan ook niemand bouwen. → als Piet morgen niet komt

5. Hetzelfde werk op vijf manieren

Vijf mensen doen hetzelfde proces en geen twee doen het gelijk. Niet omdat er iemand fout zit — er is nooit afgesproken hoe het zou moeten.

Daar iets overheen automatiseren betekent kiezen welke van de vijf manieren de goede is, en dat is een gesprek en geen bouwopdracht. → wij beginnen met een whiteboard

6. Handelingen zonder duidelijke reden

Er zit een stap in die niemand kan uitleggen. Bij doorvragen blijkt hij ooit ingevoerd voor een situatie die al jaren niet meer bestaat.

Die stap hoeft niet geautomatiseerd. Die kan weg, en dat kost niets.

7. Offertes die niemand opvolgt

Er gaan offertes de deur uit, een deel komt terug, en waarom de rest niet terugkwam weet niemand. Geen status, geen reden, geen onderscheid tussen te duur en geen reactie.

Meer leads binnenhalen lost dat niet op; het maakt het duurder. → de offerte die niemand opvolgde

8. Wachten dat nergens geregistreerd staat

De bewerkingstijd is een fractie van de doorlooptijd. Iedereen probeert het werk sneller te maken; bijna niemand kijkt naar de dagen waarin er niets gebeurt.

→ wat kost wachten

9. Rapportages waar niemand iets mee doet

Een scherm vol getallen, en bij de vraag wat er anders gaat als er iets rood wordt, blijft het stil.

Meten is geen doel. Een beslissing verbeteren wel. → waarom wij soms geen dashboard bouwen

10. En dan, soms, iets waar AI het beste voor is

Dat bestaat echt, en dan doen we het ook.

Tekst begrijpen die in vrije vorm binnenkomt. Documenten lezen waar geen vast formaat in zit. Iets classificeren waar geen eenduidige regel voor te schrijven is. Een concept maken dat een mens daarna afmaakt.

Het kenmerk is steeds hetzelfde: er is geen regel die het altijd goed doet, en een goede gok met menselijke controle erachter is beter dan niets. Waar die grens ligt staat op AI en koppelingen.

Waarom die volgorde uitmaakt

Omdat AI op een rommelig proces het probleem sneller maakt in plaats van kleiner.

Een model dat gegevens leest die op drie plekken anders staan, geeft drie verschillende antwoorden. Een agent die beslissingen neemt in een proces waarin niemand de regels kan opschrijven, doet iets wat achteraf niet te verdedigen is. En een systeem dat iets automatiseert wat weg had gekund, moet u voortaan onderhouden.

Dat is ook waarom wij regelmatig adviseren om níét met AI te beginnen — zie wanneer AI het verkeerde gereedschap is.

Wat dit voor uw traject betekent

Dat de eerste dag niet over techniek gaat.

Wij tekenen het werk uit, tellen wat er gebeurt, en leggen de negen punten hierboven naast wat wij aantreffen. Meestal blijkt dan dat er iets kleiners te doen is dan waar het gesprek mee begon, en dat het sneller resultaat geeft.

En soms blijkt dat punt tien er wél is. Dan bouwen we dat — maar dan weten we ook waarom.

Hoeveel hiervan herkent u?

Loop deze tien punten langs en zet een streepje bij wat u herkent.

Bij drie of meer streepjes is uw eerste project geen AI-project. Dat is geen slecht nieuws: het betekent dat er winst ligt die goedkoper en sneller te halen is dan u dacht.