Twaalf dingen die installatiebedrijven bijna altijd met de hand doen

Wat zien wij telkens terugkomen?

Bij installatiebedrijven komen dezelfde twaalf handelingen steeds terug: de calculatie uit iemands hoofd, de offerte die niemand opvolgt, de werkbon die ’s avonds wordt uitgetypt, de foto’s die nergens bij horen. Geen ervan is groot. Bij elkaar zijn ze de reden dat de dag te kort is.

Wij schrijven dit op vanuit onze eigen bedrijven. Cloudzicht is voortgekomen uit installatiewerk, en de software die wij bouwen is eerst daar versleten. Wat hieronder staat is dus geen marktonderzoek maar wat wij op de vloer zien — bij onszelf en bij de bedrijven waar wij binnenlopen.

De twaalf

1. De calculatie zit in iemands hoofd. De beste verkoper weet welke opslag waar hoort en waarom die ene klant een andere staffel heeft. Werkt prima tot hij op vakantie is, en een nieuwe collega rekent er maanden naast.

2. De offerte wordt handmatig opgebouwd. Regels overtypen uit een vorige offerte, prijzen nakijken in een lijst die ergens anders staat, en dan hopen dat er niets is veranderd sinds de laatste keer.

3. Niemand volgt de offerte op. Er gaat een offerte de deur uit en dan wordt het stil. Opvolgen is van niemand, dus het gebeurt als iemand eraan denkt. Dit is geen overtypen maar het kost meer dan al het overtypen bij elkaar.

4. De aanvraag wordt overgetypt uit de mail. Naam, adres, wat er moet gebeuren — het staat er al, maar niet op de plek waar het systeem het zoekt.

5. De werkbon wordt ’s avonds uitgetypt. De monteur schrijft op locatie iets op papier of in een appje, en iemand op kantoor maakt daar de volgende dag een nette bon van. Twee keer hetzelfde werk, met een nacht ertussen waarin details vervagen.

6. Foto’s horen nergens bij. Er wordt volop gefotografeerd — de meterkast voor de montage, de kabelweg, de opgeleverde installatie — en die foto’s belanden in een telefoon. Terugvinden bij het juiste project lukt zolang je weet wanneer het was.

7. Uren worden twee keer ingevoerd. Eén keer voor de planning of de urenregistratie, nog een keer om te kunnen factureren. Meestal met een week ertussen en een schatting waar het geheugen tekortschiet.

8. Planningswijzigingen gaan per telefoon. Een klus valt uit, een monteur wordt ziek, en dan begint het bellen. Wie wat weet hangt af van wie er is opgenomen.

9. Materiaal en voorraad staan in een schrift. Of in een spreadsheet, of in iemands hoofd. Meestal blijkt het pas op de klus, en dan rijdt er iemand terug.

10. De factuur wordt opnieuw samengesteld. De gegevens staan in de werkbon, de uren staan in de planning, de prijzen in de offerte — en dan zet iemand dat met de hand naast elkaar.

11. Terugkerend onderhoud wordt bewaakt met een herinnering. Een jaarlijkse controle, een keuring die verloopt, een contract dat afloopt. Vaak bewaakt door één iemand met een lijstje, en dat lijstje is zo goed als diegene.

12. Opleverdocumenten worden bij elkaar gezocht. Certificaten, meetrapporten, garantiebewijzen, foto’s. Alles bestaat al, maar op vijf plekken, en iemand maakt er met de hand een map van.

Welke hiervan is de moeite waard?

Niet allemaal, en dat is het punt van de lijst.

Kijk naar drie dingen per regel: hoe vaak gebeurt het, hoe erg is het als het misgaat, en hoeveel oordeel zit erin. Waar het vaak gebeurt en er geen oordeel bij komt kijken — nummers 4, 5, 7 en 10 — is de winst het grootst en het risico het kleinst. Dat is overdrachtswerk: het bestaat alleen omdat het ene systeem niet weet wat het andere weet.

Waar wél oordeel in zit, zoals nummer 1, kunt u niet zomaar een regel bouwen. Als drie mensen de korting elk anders bepalen, is er geen regel maar een gewoonte. Dan is de eerste winst dat het wordt opgeschreven, en pas daarna dat het wordt gebouwd. Hoe zo’n calculatie er wel in kan, staat op een configurator die zelf doorrekent.

En nummer 3 is de vreemde eend: opvolging kost niemand tijd, want het gebeurt niet. Daar is de rekensom niet uren maar omzet, en dat maakt hem meestal de aantrekkelijkste van de twaalf.

Waarom is dit zo hardnekkig?

Omdat elk van deze handelingen op zichzelf niets voorstelt. Een werkbon uittypen kost tien minuten. Niemand meldt tien minuten. Er is geen moment waarop iemand zegt: dit moet anders.

Ze worden pas zichtbaar als u ze optelt. Neem één handeling, tel hoe vaak die per week voorkomt en door hoeveel mensen, en zet dat om in dagen per jaar. Dat getal verrast bijna altijd, en het is het enige getal dat u nodig heeft om te beslissen.

Er is nog een reden. Deze handelingen zijn vaak van iemand geworden. Degene die de opvolging doet, doet dat al jaren op zijn manier, en die manier werkt. Voorstellen om dat te automatiseren klinkt anders dan het bedoeld is — daar gaat uw mensen meekrijgen over.

Wat zou u als eerste aanpakken?

Als u er één moet kiezen: nummer 5, de werkbon. Niet omdat hij het meeste kost, maar omdat hij het snelst iets oplevert dat iedereen merkt. De monteur is eerder klaar, de factuur kan een week eerder, en de foto’s zitten meteen op de goede plek.

Als u er twee kunt doen, dan nummer 3 erbij, om de omzetreden hierboven.

En als geen van de twaalf u echt raakt, dan is dit niet uw probleem en heeft u geen software nodig. Dat komt voor, en dan zeggen wij dat ook.

Klopt deze lijst voor u?

Wij zijn benieuwd waar hij niet klopt. Elke branche heeft zijn eigen dertiende, en dat is meestal degene die het meeste kost — want juist die zit in geen enkel pakket.

Wilt u weten wat er in uw geval uitkomt? Wij beginnen niet met een demo maar met meekijken op de plek waar het gebeurt; dat is hoe wij beginnen. Wat wij daarna bouwen staat bij software voor installatiebedrijven, en of uw vraag zich er überhaupt voor leent bij wat zich leent voor automatisering.

Bel 036 52 98 447 of mail info@cloudzicht.nl.