Wat er gebeurt als een offerte een minuut kost

Hoe lang mag een offerte duren?

Een offerte die in een minuut klaar is, verandert niet uw werkdruk maar uw verkoop. U bent er als eerste, u zit nog aan tafel als de vraag warm is, en het gesprek gaat over de inhoud in plaats van over hoe lang het duurt. De tijdwinst is het gevolg, niet het doel.

Dat klinkt als een technische belofte. Dat is het niet. Het is een commercieel verschil dat toevallig met techniek te maken heeft.

Waarom de eerste offerte vaker wint

Niet omdat hij de goedkoopste is. Omdat hij er is.

Iemand die iets wil kopen, is op zijn scherpst op het moment dat hij het vraagt. Een week later heeft hij drie andere gesprekken gehad, is de aanleiding verwaterd en zijn er nieuwe dingen belangrijker geworden. De offerte die dan binnenkomt, moet het opnemen tegen een herinnering.

Wie er binnen een dag ligt, hoeft dat gevecht niet te voeren. Dat is geen slimmigheid, dat is timing.

Waar de tijd werkelijk in gaat zitten

Bijna nooit in het rekenwerk. Vraag iemand die offertes maakt waar zijn tijd blijft, en het antwoord gaat over opzoeken, natypen en wachten: welke prijs gold ook alweer, staat de klant al in het systeem, wie moet dit nakijken.

Dat is het overtypen, en het is het deel waar niemand trots op is. Het rekenen zelf duurt seconden. Het eromheen duurt dagen.

Bij ons eigen werk scheelt automatiseren ongeveer 95 procent van de tijd op kleine klussen en zo’n 40 procent op grote. Die twee getallen komen uit onze eigen administratie. Het verschil zit hem hierin: bij een kleine klus is bijna alles eromheen, bij een grote is er echt werk te doen dat blijft.

De demo die twee uur praten oversloeg

Marc werd gevraagd bij een collega-bedrijf te vertellen hoe wij het aanpakken. Acht verkopers, koffie, blocnotes. Hij vertelde dat een offerte hem zestig seconden kost — en bij een offerte van twee ton drie minuten.

Niemand geloofde het. Dus is het ter plekke gedaan: een adres uit hun eigen bestand, alles ingetekend, zes vragen beantwoord. Er kwam een offerte van twaalf pagina’s uit, grafisch, zonder fouten. Anderhalve minuut.

Maandagochtend kwart voor negen ging de telefoon. De opdracht kwam er, en er is niet gevraagd wat het zou kosten.

Dat laatste is het punt van deze hele pagina. Wie eerst ziet wat iets doet, vraagt daarna anders naar de prijs.

Wat er onder zo’n minuut moet liggen

Dat getal van zestig seconden is geen volledige waarheid, en dat is destijds ook meteen gezegd. Er zit werk onder dat in de jaren ervoor is gedaan.

Concreet moeten drie dingen vastliggen voordat snelheid mogelijk wordt:

De prijzen moeten ergens staan waar één iemand ze beheert. Zolang er drie prijslijsten zijn en de nieuwste in iemands mailbox zit, is elke offerte handwerk.

De keuzes moeten eindig zijn. Niet elke klus is hetzelfde, maar de manieren waarop hij kan verschillen zijn wél te tellen. Dat is precies wat een offerteconfigurator doet: hij legt niet de uitkomst vast maar de vragen.

Er moet iemand zijn die de uitzondering mag maken. Een systeem dat alles afdwingt, wordt omzeild. Een systeem dat het normale geval afhandelt en de uitzondering doorlaat, wordt gebruikt.

Wanneer dit niet werkt

Als er niets te kiezen valt. Levert u één ding in één uitvoering, dan hebt u geen configurator nodig maar een prijslijst — en die hebt u waarschijnlijk al.

En als het werk elke keer echt anders is. Niet “de klant wil altijd iets speciaals”, want dat zegt iedereen en het klopt zelden. Wel: als u twintig offertes naast elkaar legt en er geen twee dezelfde opbouw hebben, dan is er niets te standaardiseren en kost een configurator u meer dan hij oplevert.

Dat onderscheid maken is het eerste wat wij doen. Vaker dan u denkt is het antwoord dat er niets gebouwd hoeft te worden — zie maatwerk of een pakket.

Twee getallen per offerte

Kijk naar uw laatste tien offertes en zoek per stuk twee getallen op: hoeveel dagen zaten er tussen de vraag en de verzending, en hoeveel daarvan was wachten.

Dat tweede getal is bijna altijd het grootste, en het is het enige dat u zonder nieuwe software kunt aanpakken. Wie na die oefening nog steeds wil bouwen, weet tenminste waarvoor.

Waar dit verhaal vandaan komt

Dit kwam uit een presentatie bij een concurrent. Marc schreef het op als Ik liet mijn concurrent in mijn keuken kijken — acht verkopers, en een offerte van twaalf pagina’s in anderhalve minuut.